¡Cuidado con comunicar la baja de un empleado a la Seguridad Social fuera de plazo!

Recuerde que el plazo para comunicar las bajas y variaciones de datos a la Seguridad Social se redujo recientemente de 6 a 3 días. Esta reducción ha pasado desapercibida para muchos autónomos. Sin embargo, el hecho tiene mucha importancia. Le explicamos qué consecuencias tiene comunicar la baja de un empleado a la Seguridad Social fuera de plazo.

Desde el pasado 26 de julio 2015: plazo de 3 días para comunicar las bajas

De acuerdo con el Real Decreto 708/2015, de 24 de julio, de desarrollo del sistema de liquidación directa de las cotizaciones a la Seguridad Social, los plazos para comunicar a la Seguridad Social las bajas y las variaciones (una variación de jornada del trabajador, una transformación de contrato temporal a indefinido...) se han modificado. Desde el 26 de julio de 2016 se deberá comunicar las bajas y variaciones dentro de los tres días naturales siguientes (hasta ahora se disponía de seis días naturales).

Comunicación fuera de plazo

La comunicación tanto de altas como de bajas fuera de plazo puede realizarse, pero tiene como consecuencia que la fecha de efectos de estos actos sea la fecha de presentación y no la real en que el hecho se ha producido. Esto significa que en las altas, la empresa estará obligada a cotizar desde la fecha real del alta, pero a efectos de permanencias del trabajador en el sistema, la fecha válida será la fecha de efecto. En las bajas, la empresa estará obligada a cotizar hasta la fecha de efecto, aunque en el cálculo de prestaciones para el trabajador, la fecha considerada será la fecha real.

¿Qué consecuencias tiene en la nómina del empleado? ¿Qué causas tiene en la cotización del trabajador?

Veamos un ejemplo:

Un trabajador es baja voluntaria el 08/05/2016. La empresa comunica la baja el 12/05/2016: está por tanto fuera de plazo. La Seguridad Social comunica que reconoce la baja el 08/05/2016 pero la fecha de efecto es la de 12/05/2016.

Se trata por tanto de una baja presentada fuera de plazo, ya que desde el Real Decreto 708/2015, de 24 de Julio, el plazo para presentar la solicitud de baja de trabajadores se redujo a tres días.

En cuanto a los efectos de dicha baja fuera de plazo, podemos destacar los siguientes:

En la nómina del trabajador: Con relación a la nómina, la baja fuera de plazo no tiene consecuencias, ya que al empleado solo habrá que abonarle el salario hasta el día que causó baja en la empresa.

Atención. La nómina debe reflejar tanto los datos salariales como los de cotización, únicamente hasta la fecha de la baja en la empresa, esto es el 8 de mayo, cualquier otra cosa no respondería a la realidad respecto del trabajador. Por lo tanto no hay que pagarle nómina desde los días 8 al 12 de mayo, ya que ello no tendría ninguna causa.

En la cotización del trabajador: la normativa laboral dice que presentar fuera de plazo la solicitud de baja tiene los siguientes efectos:

• La empresa tendrá que abonar la cotización hasta el momento en que la Tesorería General de la Seguridad Social ha tenido el conocimiento de la baja, lo que en este caso del ejemplo es el día 12 de mayo de 2016. Es decir, que habrá que cotizar por todos los días hasta la fecha de comunicación de la baja.

• En consecuencia, se considerará que el empleado tiene como cotizados esos días de más.

Atención. Si esto ocurre, tiene que saber que la empresa puede corregir la situación, demostrando a la Administración que el cese de la actividad tuvo lugar antes. Es decir, en el ejemplo, que el cese en la actividad fue el día 8 y no el 12 de mayo.

Ahora bien, hay que valorar si compensa iniciar un procedimiento de este tipo en el que la Administración puede negarse a considerar probado plenamente este hecho hasta que no se llegue a los tribunales, teniendo en cuenta que sólo será razonable o práctico intentar la modificación de la obligación de cotizar, en aquellos supuestos en los que el interés económico en juego sea elevado, y no así en supuestos con tan solo 4 días adicionales de cotización.

La empresa tendrá que abonar la cotización hasta el momento en que la Tesorería General de la Seguridad Social ha tenido el conocimiento de la baja. En consecuencia, se considerará que el empleado tiene como cotizados esos días de más.